Konkurs na rozwiązanie: problem trzeba opisać inaczej niż zamówioną metodę

„Szukamy systemu wizyjnego z AI do sortowania części”. Firma może otrzymać dokładnie to, o co poprosiła, i nadal nie wiedzieć, czy potrzebowała takiego systemu. W otwartym konkursie na rozwiązanie sposób postawienia problemu decyduje również o tym, kto rozpozna w nim zadanie dla siebie. Nazwa ulubionej technologii potrafi zamknąć drzwi, zanim ktokolwiek zajrzy do środka.

Załóżmy, że przedsiębiorstwo odzyskujące wyposażenie sklepów chce rozdzielać drobne elementy na trzy własne rodziny asortymentowe. Części trafiają do wspólnego pojemnika po demontażu. Operatorzy rozpoznają część z nich, a pozostałe odkładają do wyjaśnienia. Kierownik chciałby zaprosić zewnętrzne zespoły do zaproponowania innej organizacji tego zadania. Nie ustalono jeszcze, gdzie dokładnie powstaje trudność i jak ją usunąć.

W tej sytuacji można poszukiwać rozwiązania, zlecić rozpoznanie albo kupić znany zakres usługi. Konkurs jest jednym z możliwych wyborów. Powinien mieć powód mocniejszy niż nadzieja, że wiele osób bezpłatnie pomyśli za firmę. Potrzebne są materiały do pracy, sposób oceny oraz ktoś, kto będzie umiał wykorzystać otrzymaną odpowiedź.

Co zostawić otwarte, a co określić bardzo dokładnie

Otwartość dotyczy drogi rozwiązania. Nie musi oznaczać niejasności celu. Firma może opisać, jaki rozdział części jest potrzebny i co oznacza przypadek nierozpoznany, pozostawiając różne propozycje osiągnięcia tego wyniku. Dostawca kamery, projektant stanowiska i zespół analizujący wcześniejszy etap obiegu mogą wtedy zobaczyć inne możliwości. To kandydaci do rozpoznania, a nie gotowe zalecenia techniczne.

Najpierw pokaż przebieg zwykłego zadania. Skąd pochodzi zawartość pojemnika? Kto rozpoznaje części? Co dzieje się z elementem odłożonym do wyjaśnienia? Opis powinien umożliwić zewnętrznej osobie rozróżnienie obserwacji od przypuszczenia kierownika. Zdanie „operator nie ma danych o pochodzeniu” przedstawia inny problem niż „operator zna pochodzenie, lecz dwie części wyglądają podobnie”.

Wpisz również rzeczywiste ograniczenia. Być może trzeba zachować istniejące pojemniki albo umożliwić dalszą ręczną obsługę trudnych przypadków. Wyjaśnij, z czego warunek wynika. Jeżeli ograniczenie jest jedynie przyzwyczajeniem, można je oznaczyć jako temat do rozmowy. W przeciwnym razie konkurs odtworzy obecny sposób pracy, tyle że w atrakcyjniejszej prezentacji.

NASA w konkursie RASSOR z 2020 roku zaprosiła do projektowania bębna zbierającego materiał księżycowy. Opis łączył zadanie zbierania i utrzymania materiału z określonymi kryteriami, między innymi wymiarami, masą i wypełnieniem. Termin zgłoszeń upłynął 20 kwietnia 2020 roku. Otwarty udział nie oznaczał dowolnego przedmiotu pracy.

Dla firmy z częściami praktyczna lekcja dotyczy konstrukcji pytania: uczestnik powinien wiedzieć, co wolno zmieniać i z czym jego propozycja będzie porównywana. Nie przenosimy księżycowych wymagań do hali. Wystarczy oddzielić wynik, warunki otoczenia i zakres swobody, zamiast zamawiać „innowacyjność” z terminem dostawy.

Zaproś wiedzę, której nie umiesz jeszcze nazwać

Jeppesen i Lakhani w badaniu opublikowanym w 2010 roku analizowali 166 naukowych wyzwań z udziałem ponad dwunastu tysięcy badaczy. W oryginalnym abstrakcie opisują dodatni związek powodzenia rozwiązania z odległością między dziedziną eksperta a główną dziedziną problemu. Dotyczyło to określonego zbioru konkursów badawczych; nie daje podstaw do obietnicy, że dowolny zewnętrzny amator rozwiąże problem firmy.

Własny wniosek organizacyjny jest skromniejszy: nazwa branży i lista dotychczasowych dostawców mogą nie wystarczyć do szukania nowego podejścia. Problem rozdzielania części można przedstawić przez zadanie, dostępne informacje i niepewność. Wówczas zespół spoza dotychczasowego kręgu łatwiej oceni, czy ma użyteczną zdolność. Nadal będzie musiał pokazać związek swojej propozycji z konkretnymi warunkami.

To różnica wobec briefu wyboru dostawcy znanej usługi. Tam porządkujesz propozycje w granicach określonego zakupu. Tutaj możesz jeszcze nie wiedzieć, jakiego rodzaju wykonawcy potrzebujesz. Jeśli jednak zakres i metoda są już wybrane, ogłaszanie otwartego wyzwania tylko po to, żeby otrzymać porównywalne wyceny, wprowadzi uczestników w błąd co do oczekiwanego wkładu.

Nie trzeba od razu ogłaszać publicznego konkursu. JAXA w opisie Moon to Mars Innovation rozdziela zapytanie o informacje, czyli RFI, od zaproszenia do składania propozycji badawczych, czyli RFP. Informacje z pierwszego etapu pomagają określać tematy kolejnego. To opis programu JAXA, nie potwierdzenie dostępności konkretnego naboru ani uprawnienia polskiej firmy do udziału.

W przedsiębiorstwie można podobnie zacząć od ograniczonego rozpoznania: kto zna zbliżone zadanie, jakie dane byłyby potrzebne i czy obecny opis pozwala w ogóle ocenić możliwość pracy. Taka rozmowa nie powinna udawać konkursu z nagrodą, jeśli firma jedynie szuka informacji. Jasna nazwa etapu oszczędza obu stronom przygotowywania niepotrzebnych materiałów.

Materiał do rozwiązania, nie tylko opowieść o frustracji

Osoba z zewnątrz nie widzi hali ani gestów doświadczonego operatora. Przygotuj więc przykłady części wraz z informacją, jak firma obecnie rozpoznaje rodzinę asortymentową. Zaznacz przypadki, których nie potraficie jednoznacznie przypisać. Ukrycie ich poprawiłoby wygląd zadania, ale utrudniło ocenę otrzymanych odpowiedzi. W konkursie nie warto urządzać problemowi sesji zdjęciowej bez jego trudniejszych profili.

Rozdziel materiał dostępny na początku od tego, co można przekazać dopiero w dalszym etapie. Ustal po swojej stronie, które dane i zdjęcia wolno udostępnić oraz kto zatwierdza ich zakres. Przed zaproszeniem do pracy ustal z odpowiednią osobą zasady poufności, prawa do materiałów i warunki późniejszego wykorzystania rozwiązania. Samo słowo „konkurs” ich nie rozstrzyga.

Nie wymagaj od uczestnika zgadywania, co organizator uważa za poprawny podział. Jeśli przykłady zawierają niezgodne oznaczenia, najpierw wyjaśnij ich znaczenie. Być może część trudności polega właśnie na brakującej definicji rodzin. Zespół może wtedy potrzebować uporządkowania własnego katalogu przed zapraszaniem do opracowania urządzenia. To wartościowy wynik rozpoznania, nawet jeśli nie prowadzi od razu do widowiskowej demonstracji.

W zestawie przykładów z hali jeden element ma dwie różne etykiety, zależnie od tego, kto przygotował wcześniejszy spis. Koordynatorka wyjaśnia, że rodziny mają służyć dalszemu wykorzystaniu, a nie odtwarzać nazwy używane w starych sklepach. Poprawia oznaczenie i zachowuje informację o zmianie. Gdyby tego nie zrobiła, uczestnicy mogliby poprawnie odtworzyć sprzeczne dane, po czym usłyszeć, że ich rozwiązanie się myli.

Inny element trudno przypisać bez wiadomości o miejscu demontażu. W opisie zadania firma zaznacza ten brak. Pozwala zaproponować zachowanie informacji wcześniej w obiegu, ale nie przyznaje takiemu rozwiązaniu automatycznego zwycięstwa. Trzeba jeszcze wyjaśnić, kto miałby tę informację zapisywać i czy będzie dostępna w zwykłej pracy. Zmiana miejsca rozwiązania problemu może również przenieść wysiłek na inny zespół.

Sprawdzanie proponowanego rozwiązania na próbkach łączy się z określeniem przedmiotu inspekcji w systemie wizyjnym. Tam rozmowa schodzi do konkretnego zastosowania danej technologii. W otwartym wyzwaniu pytanie pozostaje wcześniejsze: czy właśnie takiej zdolności potrzebujemy i co pozwoli to sprawdzić. Nie przesądzaj odpowiedzi nazwą konkursu.

Oceń odpowiedź na problem, a potem gotowość do dalszej pracy

Zapisz, co uczestnik ma przedstawić na tym etapie. Opis koncepcji, wynik ograniczonej próby i gotowe urządzenie to różne wkłady. Żądanie kompletnego rozwiązania w formularzu zgłoszenia może wykluczyć osoby, które mają użyteczną wiedzę, lecz nie mogą wykonać takiej pracy bez ustalonego finansowania i dostępu do obiektu. Firma również powinna policzyć własną pracę przygotowania i oceny zgłoszeń.

Przed otwarciem zgłoszeń ustal także obsługę pytań. Jeśli jedna osoba zapyta, czy można zmienić sposób zbierania części, odpowiedź zmienia rozumienie zadania dla wszystkich. Przekaż doprecyzowanie wszystkim, aby każdy wiedział o dopuszczonej zmianie. Natomiast opis jego autorskiej propozycji nie powinien automatycznie trafić do publicznego zestawienia pytań. Koordynator musi rozróżniać te dwa rodzaje materiału.

Może się też zdarzyć, że uczestnik poprosi o przykład, którego firma nie posiada. Zapisz brak wprost. Jeżeli bez niego nie da się przeprowadzić zapowiedzianej oceny, trzeba poprawić zakres etapu i poinformować o tym przed złożeniem prac. W przeciwnym razie jury będzie porównywało pewność wypowiedzi z ostrożnością autorów, a nie ich odpowiedzi na wspólne pytanie.

Przy porównaniu rozwiązań sprawdź, czy odpowiadają na tę samą wersję problemu. Jedna propozycja może rozpoznawać rodzinę na końcu obiegu. Druga może zachowywać informację o niej już przy demontażu. Zanim przyznacie punkty, ustalcie, czy obie mieszczą się w dopuszczonym zakresie. Inaczej lepszy pomysł przegra dlatego, że rozwiązał problem wcześniej, niż przewidywał szablon prezentacji.

Informacja o autorze może wrócić w osobnym kroku. Ocena koncepcji bez nazwiska dotyczy tego, co powinien znać oceniający podczas pierwszego odczytu. Wybór dalszej współpracy wymaga już ustalenia, kto potrafi wykonać próbę i czego do niej potrzebuje. Nie należy traktować interesującej propozycji jako dowodu gotowości całego zespołu do wdrożenia.

Jeśli zgłoszenie tworzą wspólnie różne podmioty, przyda się również uzgodnienie wspólnej oferty. Dla organizatora liczy się rzeczywisty podział pracy i osoba odpowiadająca na pytania o określony fragment. Lista logotypów nie wyjaśni, kto przyjedzie do hali, przygotuje materiał do sprawdzenia i omówi nierozstrzygnięty przypadek.

Przy poszukiwaniu zespołów w Korei, Japonii lub Chinach Aeneia Oriens może pomóc rozpoznać otoczenie technologiczne i potencjalnych partnerów na podstawie nazwanego problemu. Zapytanie powinno umożliwiać odróżnienie producenta gotowego urządzenia od zespołu badawczego i integratora. Każdy z nich może odpowiedzieć na inną część zadania.

Po konkursie ktoś musi zrobić następny krok

Organizator powinien wiedzieć, kto odbierze wynik. W przedsiębiorstwie odzyskującym wyposażenie nie wystarczy ogłosić, że wybrano ciekawą propozycję. Osoba prowadząca obieg części musi ustalić dostęp do przykładów, udział operatorów i zakres dalszego sprawdzenia. Bez niej konkurs kończy się nagrodą, a problem wraca do pojemnika razem z nieprzypisanymi elementami.

Wybrany kierunek można następnie sprawdzić jako ograniczony eksperyment biznesowy. To już kolejna decyzja: jakie założenie wymaga próby i co jej wynik zmieni. Zwycięstwo w ocenie propozycji nie jest wynikiem tej próby. Zachowaj informację, czego dotąd nie sprawdzono, żeby uroczyste podsumowanie konkursu nie stało się niezamierzoną zgodą na pełne wykonanie.

Przed ogłoszeniem wyzwania przeczytaj jego opis jak osoba, która nigdy nie była w twojej firmie. Czy potrafiłaby wskazać potrzebny efekt, dostępny materiał i granicę swobody? Czy wie, co ma oddać i jak zostanie to ocenione? Jeżeli odpowiedź zależy od rozmowy z jednym wtajemniczonym kierownikiem, najpierw uzupełnij opis. Dobry partner powinien dostać szansę rozpoznać problem, zanim poprosisz go o rozwiązanie.